Bei vielen Unternehmern stehen in der Gründungsphase andere Themen als die Belegdokumentation im Vordergrund. Jedoch ist eine effiziente Struktur dieser, gerade vor großem Wachstum, essenziell.
Wofür genau wird eine Dokumentation benötigt?
Jeder Unternehmer ist zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet, und zwar ab dem Zeitpunkt der Gründung. Hierzu gehört die konsequente Belegdokumentation, die Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung durch den Steuerberater ist.
Bei der Dokumentation der Belege müssen folgende Merkmale erfüllt sein:
- Buchführungswahrheit
- Buchführungsklarheit
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Zeitnähe
- Lesbarkeit
- Auswertbarkeit
- Unveränderbarkeit
Diese gesetzlichen Voraussetzungen zu erfüllen, liegt in der Verantwortung des Unternehmers. Hat dieser in der Gründungsphase bspw. seine Ausgangsrechnungen (vom Unternehmer an Kun-den gestellte Rechnungen) nicht ordnungsgemäß geführt, dokumentiert und abgelegt so kann dies zu Differenzen oder fehlenden Belegen führen, was erhebliche Folgen nach sich ziehen kann. Meist wird dies erst im Rahmen der Betriebsprüfung durch das Finanzamt aufgedeckt, bei der rückwirkend die Wirtschaftsjahre der Unternehmen kontrolliert werden. Fehlende oder unvoll-ständig Belege könnten dann dazu führen, dass die Finanzverwaltung den Gewinn höher schätzt und entsprechend höher besteuert.
Darüber hinaus ist der Unternehmer auch zur Aufbewahrung der Belege verpflichtet. So müssen Rechnungen bspw. für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt werden. Werden die geltenden Best-immungen beachtet und alle benötigten Schritte durchgeführt bleibt es dem Unternehmer über-lassen, ob die Aufbewahrung in Papierform oder in digitaler Form durchgeführt wird. Hierbei ist meist eine digitale Form beim Steuerberater die beste Möglichkeit.
Daneben gibt es diverse Möglichkeiten, um Belege effizient und effektiv aufzubewahren und be-reits in der Gründungsphase kann die Belegübermittlung an den Steuerberater voll automatisiert werden. Diesen Schritt schon früh zu gehen, führt zu einer deutlichen Arbeitserleichterung für die Unternehmer und zu einer fortlaufend richtigen Dokumentation. Meist fallen für die benötigten Tools und Plattformen zwar Kosten an, diese sind zum größten Teil durch die Reduzierung des Ar-beitsaufwands aber gerechtfertigt.
Steuerteam Landsberg-München GmbH
Das Steuerteam berät Startups bei der Wahl der Unternehmensform und Betriebsstätte, begleitet bei Finanzierung und Steuerplanung und unterstützt beim Gründungszuschuss sowie der Beschaffung weiterer Darlehen, Versicherungen etc.